Magneet vereniging

Door: Ed Baten, Master Service Management UU – VT3 trainer.

De gestage achteruitgang van volleybal in de regio en een aantal ervaringen met diverse verenigingen waren de reden om deze RVS op te richten met twee betrokken collega’s. Doel: clubs te helpen om een “Magneet vereniging” te worden. Een vereniging waar zaken goed geregeld zijn en iedereen zijn steentje naar vermogen bijdraagt. e.e.a. in navolging van een promotie onderzoek naar het verschil in de successen van Amerikaanse ziekenhuizen en het verschil met de minder succesvolle. Een methodiek die op alle organisaties die service verlenen kan worden toegepast.

Het aanbod aan diverse sporten voor de jeugd in de regio daalt, de gemeente zet vol in op meer bewegen, echter zonder de samenwerking met de diverse sportverenigingen dreigen vooral de makkelijk toepasbare bewegingsvormen de overhand te krijgen. Voetbal is te groot aan het worden – beter is te kijken naar waar aanleg voor is, talent scouting en in samenwerking met de verenigingen een divers programma aan te bieden. Kwaliteit van trainers bij de diverse sporten laat echter zeer te wensen over. Met City trainers en ook op de basisscholen is het aanbod aan b.v. bal spellen zeer beperkt. De speeltuin van klauteren en klimmen populair. Vaak zijn goede materialen niet aanwezig – zijn netten niet te gebruiken. Tijd om in brede zin de discussie te openen en voor hogere kwaliteit te gaan. Voor het volleybal is dringend nieuw elan nodig, teveel clubjes zijn al omgevallen.

Het doel van de Regionale Volleybalschool is nu om ook de regio te laten zien, hoe het anders kan. De Regionale Volleybalschool zal vooral focussen op het zelf trainers opleiden. Met Gemeente en andere verenigingen samenwerken om een breed sportaanbod ge creëren ook in de kleinere plaatsen.

We zullen naast het opleiden van trainers ook teams in de competitie begeleiden en een jeugd afdeling opzetten, andere clubs die dat willen, ondersteunen in het opzetten van een succesvol beleid. Trainers detacheren en evenementen ondersteunen of initiëren. Doel is een sport omgeving te creëren waar aantrekkingskracht van uitgaat. Talenten van jeugd en ouderen ten volle benut kunnen worden. Bewegen heel normaal is en gestimuleerd wordt in goede harmonie met elkaar. Vriendschappen voor het leven te vinden zijn. Maar ook hoge kwaliteit van begeleiding geboden wordt. Ed Baten heeft deze methodiek als interim manager op vele plaatsen vooral in de gezondheidszorg al succesvol toegepast.

Meer weten? Boek een presentatie van 3 uur inclusief incl. SWOT analyse. bel 0651 222 009 voor meer info.

Kenmerken Magneet Verenigingen

1. Hoge tevredenheid leden 
2. Uitstekende relaties en communicatie tussen leden en staf / trainers / coaches / bestuur 
3. Meer plezier in het volleybal, intrinsieke gedrevenheid van de leden en een uitstekende onderlinge sfeer – men helpt elkaar
4. Vooruitstrevende opleidingskansen voor spelers en staf  er is een opleidingsbeleid
5. Met autonomie voor teams / trainers / coaches met betrekking tot het te bereiken resultaat binnen de afgesproken kaders
6. Lager verloop onder de leden door o.a. een grote groepscohesie en successen in de competitie / een uitstekende onderlinge sfeer
7. Een vereniging waar alles op rolletjes loopt (organisatie is uitstekend geregeld)
8. Taken goed zijn vastgelegd – helder zijn en qua belasting goed verdeeld
9. Waar op elke post een bekwame functionaris zit – die groeit en kwaliteit levert of hierin wordt begeleid. (selecteren en/of opleiden!)
10. Waar de leden optimaal de sport kunnen beoefenen – in een goede sfeer en waar geluisterd wordt naar de leden
11. Er groei is in kwantitatieve maar ook in kwalitatieve zin.
12. Kortom een Vereniging die anderen als een magneet aantrekt – trainers – spelers.
13. Dit alles in een goede samenwerking met de gemeente – collega verenigingen – andere sporten – bewegen stimuleren en het doel is niet de vereniging laten groeien maar de sporter de juiste vorm aanbieden en begeleiden. Participeren in het regionale sportaanbod – uitwisselen kennis en ervaringen – samenwerken – gezamenlijke evenementen zoals school olympiades – les geven op basisscholen en andere onderwijs instellingen – studenten teams – ouderen en bewegen etc.

In het 13 Magneetkrachten overzicht werken we verder uit wat dat betekent, waar je aandacht aan zou kunnen geven. Ook ontwikkelen we een instrument waarbij verenigingen zelf kunnen meten in hoeverre ze een magneet vereniging zijn, c.q. op weg zijn naar dat niveau. Dat kan heel simpel, maar ook met een uitgebreide analyse. Meten is weten!

———————————————————————————————————————————-

• 

De 13 magneetkrachten verder gedefinieerd.

Binnen de vereniging zijn vergoedingen en beloningen helder en competitief. Er worden doorgroeimogelijkheden en coaching geboden en er is een goede balans tussen volleybal activiteiten en privé. Kortom: de vereniging is ook een goede werkgever! Helder en betrokken. Ondersteunt en faciliteert. Trainers kunnen doorgroeien naar steeds hoger niveau. Graag werkt de vereniging samen met partners in de regio.

1 Kwaliteit van leiderschap  

Bekwame, goed opgeleide, gemotiveerde en initiatief nemende leiders (leden / aanvoerders / trainers / coaches / staf / bestuur) volgen een samen opgestelde en goed geformuleerde strategie. In samenwerking en er wordt in oplossingen gedacht – nieuwe methoden ontwikkeld – naar elkaar geluisterd en daarna gehandeld. Ieders stem telt. Maar de beste oplossing wordt gekozen. Dat betekent misschien ook leren accepteren dat er beslissingen worden genomen waarbij je wellicht bedenkingen hebt. Omgaan met fouten en verschillen is ook onderdeel van leren.

2 Organisatiestructuur 

Een platte organisatiestructuur waarbij decentraal op team of doelgroep niveau beslissingen worden genomen. Voor elke logisch bij elkaar horende groepen (teams) is een team van trainers met elkaar in contact en bespreekt onder leiding van een coördinator regelmatig de voortgang en organiseert wat er nodig is. (ook financiële decentralisatie indien gewenst door het team – met een budget kan de “afdeling” zelf de prioriteiten stellen.

3 Managementstijl 

Participatie en feedback geven wordt aangemoedigd en is ingebakken in de organisatie. Dat begint al bij de kleinste leden – betrek ze bij feedback leren geven – deeltaken uitvoeren – verantwoordelijkheid nemen – in een team communiceren – progressie maken in het spel maar ook als teller – lijnrechter – scheidsrechter – aspirant trainer… Opleiden begint al heel jong. De talenten van de leden zijn leidend voor hun ontwikkeling. Leiding geven is in onze ogen de leden ondersteunen en niet de eigen belangen en doelen. Constateer samen met de leden wat er kan verbeteren en er dan samen voor gaan. De steun in de rug zijn en niet haantje de voorste dus.

4 Persoonlijk beleid en programma’s 

Maatwerk, luister naar de spelers, ouders, trainers en maak een stappenplan samen met hun. Geen opgelegde wetten maar samen komen we er uit en bewaken we de afspraken. Ook voor het opleidingsbeleid maken we een programma en weet iedereen hoe dat werkt. Simpel toch?

5 Professionele; naar laatste stand van kennis opgebouwde trainingen en organisatie

Op basis van een jaarlijks te evalueren intern beleidsplan is duidelijk waaraan gewerkt gaat worden, welk niveau de gewenste groei heeft, maar vooral ook hoe dat dient te gebeuren. Door interne en externe bijscholing – leren van elkaar wordt een creatieve sfeer gecreëerd waarin iedereen kan groeien. Functionarissen weten hun taak goed uit te voeren en samen met de leden te verbeteren en de kennis te delen. Bedenk dat acceptatie van plannen en werkwijzen net zo belangrijk is als de effectiviteit van de plannen. Kennis uitwisseling met andere instituten en personen wordt gestimuleerd. Moderne middelen worden ingezet aks er een meerwaarde is.

6 Kwaliteit van samenwerken

Iedereen wordt gedreven door het willen leveren van een hoge kwaliteit en de leden/aanvoerder/trainers/coaches bestuursleden zijn verantwoordelijk voor het continueren van dit ‘spel klimaat’.  Allen worden betrokken in het bereiken van een hoger niveau – in samenwerking en in het spel.

7 Kwaliteitsverbetering 

De vereniging is dusdanig ingericht dat er voortdurend aan kwaliteitsprojecten en verbetering van de kritische processen (verbeteren volleybal skills van de leden) wordt gewerkt.. Stafleden trainers / coaches zijn (goed opgeleid) voorbereid op hun taak en ontwikkelen zich verder in hun kennis en vaardigheden. Er is een systeem van constante kwaliteitsverbetering, delen en vasthouden van wat werkt – bespreekbaar maken en veranderen wat niet werkt. Dit moet geleerd worden en is niet vanzelfsprekend. De toptrainers hebben hier een belangrijke voorbeeldrol.

Ook het betrekken van de teams is hierin heel belangrijk – ga regelmatig het gesprek aan – nabespreken wat wel/niet goed gaat. Gebruik video feedback als dat helpt. Gericht op verbeteren van de resultaten – onderling als prestatief. Bedenk dat elke speler ook trainer kan zijn of worden. Zoek naar hét talent van iedere speler en laat ze groeien in dat talent gebied door de geschikte rol aan te bieden.

8 Consultatie en bronnen 

De vereniging biedt adequate bronnen (oefenmateriaal – clinics etc.), het gebruik van interne en externe experts en middelen. De vereniging promoot betrokkenheid van leden en trainersstaf binnen de club door themabesprekingen – een leersfeer en is ook naar buiten gericht. Er is ruimte voor externe lezingen en cursussen.

9 Autonomie 

Spelers en staf hebben binnen de gegeven kaders een grote mate van autonomie die zijn gebaseerd op competenties, professionele expertise en kennis. Van leden en staf wordt verwacht dat zij autonoom werken, in overeenstemming met de standaarden die zijn afgesproken en vastgelegd in het algemeen en technische beleidsplan van de vereniging. Onafhankelijke beslissingen worden geacht genomen te zijn binnen de afspraken over het volgen beleid. Natuurlijk wordt er ook gedeeld tussen de trainers – wordt er feedback gegeven – het gesprek aangegaan over het wat-waarom-hoe van oefeningen en interventies. We leren van elkaar en ontwikkelen met elkaar.

10 De samenleving en de vereniging 

De interne groepscohesie toont zich ook in de samenwerking binnen gemeenschap. De club is dus ook actief buiten het spelletje en de trainingszaal. Goede contacten buiten de club kan in de beeldvorming positief werken (subsidies gemeenten) maar zijn vooral ook leuk en leerzaam b.v. in contact met andere sporten en andere volleybalverenigingen in de regio.  Het uitdragen van de waarden van de club, wordt ook vertaald naar de samenleving door relevante activiteiten. In het algemeen Jeugd enthousiasmeren / activiteiten voor minder bedeelden. Volleybal lessen op scholen, bewegen met gehandicapten / ouderen …. Het belang van gezond leven uitdragen.

Uiteindelijk draait het zoals altijd om de “skills en de Wills” de gezamenlijke passie om voor een gezamenlijk resultaat gaan. De volgende punten en ook de E=K x A formule helpt hierbij.

11 Leden als opleiders en Ambassadeurs

Aanvoerders, trainers, coaches en leden zijn betrokken bij opleidingsactiviteiten binnen de vereniging en treden namens de vereniging als ambassadeurs van de sport op in de samenleving. (lessen op scholen – demo’s etc.) Dit is een van de belangrijkste opdrachten – een leerklimaat voor jonge trainers creëren. De senior begeleiders zullen hiervoor de lijnen uitzetten – leren van elkaar is een onlosmakelijk onderdeel van elke activiteit binnen de vereniging. Een leer en communicatie klimaat dus, waar je gevraagd en ongevraagd ondersteunt, elkaar helpt.

Ook (sport) e.a. studenten – stagiaires zijn altijd welkom en worden aangemoedigd binnen de vereniging actief te zijn, als speler – coach – (assistent) trainer – scheidsrechter voor ieder talent zijn er taken en uitdagingen. Er zijn veel faciliteiten met betrekking tot opleidingen voor zowel studenten als staf en leden. Ontwikkel je talenten en dat is meer dan volleybal spelen. Als begeleider van jeugdigen – volleybal speeltuin opzetten – gehandicapten sport – lessen op de basisscholen vele zijn te bedenken. Maar ook moderne middelen gebruiken, video opnames maken – de website – de communicatie van de club….

De magneetwerking geeft een continue stroom aan nieuwe leden – trainers – trekkers binnen de club. Overigens mag groei nooit ten koste gaan van kwaliteit dus als er een maximum aan capaciteit is ontstaan worden geen nieuwe leden meer geaccepteerd. Doorverwijzen naar andere verenigingen is dan een optie.

12 Het imago van de vereniging 

De inbreng en invloed en gedrag van de leden en staf is essentieel bij de onderlinge contacten en ook daarbuiten.

• Wij gaan voor kwaliteit
• Een een gediplomeerde trainer voor elke groep
• Met betrokkenheid met – voor – door – leden – actieve leden die mee het verschil maken
• Met passie voor het spel – elkaar – en respect voor de ander
• Teamspirit binnen en buiten het sportgebeuren – ook maatschappelijk betrokken

Een positieve en representatieve houding naar buiten toe wordt verwacht en gestimuleerd van alle leden. In de regio wordt een voorbeeldfunctie nagestreefd en samenwerking gezocht. Er wordt goed omgegaan met leden – trainers worden betaald volgens afspraak – er wordt met heldere contracten gewerkt en conform een vooraf opgestelde vergoedingenlijst. Er is voortdurend communicatie en deelnemers zowel trainers als leden worden betrokken bij besluitvorming. Daar waar dit mis gaat, worden duidelijke afspraken gemaakt en ook de naleving ervan

Trainers worden indien gewenst ook bij andere clubs ingezet, als dit past binnen de ontwikkeling van die trainer en gewenst is door de ontvangende club. Elke vraag wordt binnen een week beantwoord of er is een vervolgtraject afgesproken.

Iedereen is welkom. Potentiële leden worden nooit geweigerd op grond van discriminatieve argumenten. Iedereen is welkom en na een aantal proeftrainingen wordt een vervolg traject afgesproken. Bij ongeschiktheid voor het volleybal doen wij ons best te helpen een goed alternatief te vinden of te helpen de juiste plek te vinden om sportief actief te zijn. Indien nodig bemiddelen we hierbij, b.v. indien er beperkingen zijn waardoor de persoon dit zelf niet kan.

13 Professionele ontwikkeling staf en ledengroei c.q. talentontwikkeling  

De organisatie van de club schept hier de voorwaarden voor Professionalisering. Dit kan niemand alleen en toch zijn er vaak maar een paar bestuursleden die zich uit de naad werken – alle verantwoordelijk naar zich toe trekken – echter meestal niet opgeleid zijn om een “bedrijf” van 250 of meer leden te organiseren conform de kenmerken van een Magneet Vereniging. Daar moet iedereen achter staan! Dan is groei zowel organisatorisch – technisch – kwalitatief door promotie van teams, het bereiken van een hoog niveau mogelijk.

• Ofwel Effectiviteit (de mate waarin het doel behaald wordt) =

• Kwaliteit (de mate waarin men bekwaam is iets uit te voeren
• X A de mate van acceptatie (motivatie)  

Meten dus op:

• Proces – hoe gaan we met elkaar om.
• Product – welk resultaat bereiken we met onze inspanning
• Acceptatie – wat vinden we van dat proces en dat product
• Wat zijn belemmeringen – verbeterpunten – de actielijst voor de vervolgstappen = vervolgstappen

Een weg van de lange adem, maar met elkaar kan dat erg snel in gang worden gezet—- als de wil er is, want vele handjes – maken ligt werk.

Meer weten – samen aan de slag? Organiseer een kick-off sessie van 3 uur inclusief incl. SWOT analyse. Pas op, hiermee begint meteen het bewustwordingsproces! bel 0651 222 009 voor meer info.

Succes – dat maak je zelf… en met elkaar

Auteur: Ed Baten is naast 50 jaar volleybal – trainer – coach van 1e en 2e divisie en vele andere teams en niveaus (werkte samen met Ger Spijkers bij Landskampioen van Houten VCH in Heerlen. ) Maar volgde o.a. ook 4 Management opleidingen gevolgd o.a. Master MSc, Service Management aan de U.U. Was succesvol divisiemanager in twee academische Ziekenhuizen en als verander manager o.,a. voor Deloitte.

Bron van inspiratie voor het “Magneet model” Verpleegkundig onderzoek in de US naar de excellente ziekenhuizen. (Lit. In search of excellence, Claudia Gamel )